Vervangingsbeleid mentoren

Momenteel is het organiseren van de vervanging bij afwezigheid van mentoren een uitdaging in het basisonderwijs. Vooral in periodes van een griepgolf zijn er meestal geen vervangers meer beschikbaar.

Goed voor u om te weten:
Er wordt alleen vervanging georganiseerd bij afwezigheid van mentoren. Indien ondersteunend personeel zoals IB, management, vakdocenten, onderwijsassistentie of administratie afwezig is (of een groep moet vervangen) wordt dit niet gecompenseerd. Dit betekent dat het ondersteunende werk blijft liggen of geannuleerd moet worden.
De school wordt alleen financieel ondersteund indien de vervanger een PABO diploma heeft. Alleen CAO gerelateerde redenen van afwezigheid worden vergoed door het vervangingsfonds waar Conexus bij aangesloten is. Cursus en studie vallen niet binnen deze afspraken. Vervanging door een onderwijsassistent is toegestaan, maar wordt niet vergoed.

Hoe werkt vervanging bij ziekte van de mentor bij ons op school? We hebben hier samen een stappenplan voor ontwikkeld:

1. De mentor meldt zich mondeling bij de directeur ziek. Liefst zo snel mogelijk (liever zondagmiddag dan maandagochtend en liever om 6.00u in de ochtend dan om 8.00u). 
2. De directeur spreekt met de mentor af wanneer deze weer belt om te vertellen hoe het gaat en of verlenging van de vervanging nodig is (meestal rond het middaguur).
3. De directeur meldt de mentor ziek en dient een verzoek voor vervanging in bij de coördinator vervangingen van Conexus via Clooser
4. De coördinator vervangingen kent de organisatie van de school goed en zoekt naar de best passende invaller. Hij nodigt deze via het systeem uit om in te vallen op onze school.
5. De invaller laat via het systeem weten of hij/zij beschikbaar is.
6. Directeur en administratie houden voortdurend in de gaten of er een vervanger beschikbaar is (indien de status verandert, komt er een melding vanuit het systeem).
7. Indien er een vervanger beschikbaar is, komt deze zo snel mogelijk naar de school, liefst vanaf 7.30u zodat deze persoon ingewerkt kan worden voor de start van de schooldag door directie en de andere mentoren.
8. In geval van ziekte wordt de invaller gedurende de dag gevraagd om eventueel langer beschikbaar te zijn voor de school. Indien dit niet het geval is, moet de directeur een nieuw verzoek indienen bij Clooser.
9. Indien geen vervanger gevonden is, overlegt het team hoe dit opgevangen wordt (contact gaat mondeling, telefonisch en/of via de schoolapp). De eerste dag zal de groep overgenomen worden daar de andere mentoren (verdelen of  indien mogelijk met hulp van ondersteunend personeel).
10. Indien de tweede dag ook geen vervanging gevonden kan worden, zal de ouders gevraagd worden om hun kind thuis te houden. Uiteraard kunnen ouders met de directie overleggen indien hier echt geen mogelijkheden zijn. Dan wordt er samen met het team naar een passende oplossing gezocht voor het kind.
11. Indien ook de derde dag geen vervanging gevonden wordt, zal een andere mentorgroep thuis blijven. De mentor van deze groep zal dan de andere groep onderwijs geven. Zo zorgen we ervoor dat niet één groep kinderen alle onderwijstijd verliest, maar dat we het verlies van onderwijstijd spreiden.
    
    Wij kiezen voor deze oplossing omdat wij willen dat andere mentoren niet zwichten onder de werkdruk van een nog grotere groep dan die ze normaal al begeleiden. Indien je al een groep begeleid van 30 kinderen en er komen 10 kinderen bij, zorgen we voor een te hoge druk op het resterende personeel. Dit geldt ook voor het ondersteunende personeel, wiens werk blijft liggen indien zij een groepstaak overnemen. Wij vinden dat het primaire proces (onderwijs aan de kinderen) voorrang moet krijgen. Maar wij vinden dat dit alleen kan indien we een goede ondersteuning aan dit proces kunnen garanderen.